Если работодатель потерял трудовую книжку — что делать?

Если работодатель потерял трудовую книжку
Содержание
  1. Если работодатель потерял трудовую книжку
  2. Трудовая книжка утеряна в 2021 году: как восстановить документ?
  3. Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?
  4. Какова ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника?
  5. Частные случаи
  6. Трудовая книжка утеряна работником
  7. Единичная утеря трудовой книжки
  8. Оформляем дубликат
  9. Получаем заявление от работника
  10. Документы, подтверждающие стаж
  11. Заполняем дубликат
  12. Если ошиблись при заполнении стажа
  13. Дубликат на вкладыш к трудовой
  14. Ответственность
  15. Если работодатель отказывается выдать дубликат
  16. Если работник не забирает дубликат
  17. Книга учета трудовых книжек
  18. Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?
  19. Дубликат утерянной трудовой книжки оформляется по последнему месту работы
  20. Если сотрудник потерял трудовую книжку
  21. Восстановительные мероприятия
  22. Источники:

Если работодатель потерял трудовую книжку

Широкова Ольга Владимировна. Опыт юридической деятельности с 2006 г. Работала корпоративным юристом в коммерческих организациях АО «Казанская ярмарка», ООО «Ваш Консультант», сети трактиров «Старый Амбар». Вела частную юридическую практику. С 2013 г. работает в ООО «ЕЮС» юристом. Специализируется на трудовом, гражданском, семейном праве.

Трудовая книжка утеряна в 2021 году: как восстановить документ?

Нахожусь в отпуске по уходу за ребенком. Организация, в которой ранее работала, ликвидирована. Трудовую книжку выдали мне на руки вместе с другими документами, но при переезде она была утеряна. Как восстановить документ? Куда обращаться и что делать, если трудовая книжка найдется?

То, что работник потерял трудовую книжку, не означает, что утрачена вся информация о трудовом стаже. В большинстве случаев она есть в базе Пенсионного фонда России, а также ее можно подтвердить документами предыдущих работодателей.

В случае утери/порчи работником трудовой книжки законодательство регламентирует возможность получить ее дубликат или оформить новую. В новую трудовую книжку сведения о предыдущей работе не вносятся.

Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

  1. Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
  2. Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
  3. Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.

Какова ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника?

Неосторожное обращение работодателя с важнейшим трудовым документом работника может привести:

1. К штрафу в размере (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • 30 000–50 000 руб. — для работодателя в статусе юрлица;
  • 1 000–5 000 руб. — для директора фирмы-работодателя или работодателя в статусе ИП.

При повторных случаях утери трудовой книжки работодателем ответственность существенно ужесточается:

  • юрлицо может быть оштрафовано на сумму 50 000–70 000 руб.;
  • директор — на 10 000–20 000 руб. (или же может быть дисквалифицирован на период от 1 года до 3 лет);
  • ИП — на 10 000–20 000 руб.

Аналогичные штрафы выписываются, если работодатель, оформляя дубликат трудкнижки, заполнил документ с серьезными ошибками (например, исчислив неверный стаж) и отказался их исправлять.

О том, как внести исправления в трудкнижку, читайте здесь.

2. К обязанности возместить моральный ущерб работника на основании решения суда (ст. 21, 237 ТК РФ).

3. В случае утери и, как следствие, невыдачи трудовой книжки при увольнении — к обязанности платить де-факто не работающему, но де-юре еще не уволенному сотруднику зарплату до выдачи ему трудкнижки (ст. 234 ТК РФ). Об этом также см.: «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

ВАЖНО! Чтобы обезопасить себя от неприятностей, связанных с возможной потерей трудовой книжки, советуем вам делать на каждом последнем месте работы ксерокопию ее страниц, заверенных работодателем. И тогда восстановить записи в трудовой можно будет без серьезных проблем.

Частные случаи

При оформлении дубликата действуют в соответствии с конкретной ситуацией.

Если до момента утери ТК сотрудник нигде не работал, дубликат заполняют на основании данных приказа о приеме на работу. Требования к оформлению трудовой книжки предусмотрены Постановлением Минтруда России № 69 от 10.10.2003.

Если ранее был трудоустроен в других организациях, то потребуются документы со всех предшествующих мест его работы.

Фото: наберитесь терпения, чтобы восстановить все документы. Источник: freepik.com/kuprevich

Фото: наберитесь терпения, чтобы восстановить все документы.
Источник: freepik.com/kuprevich

В этом случае процесс оформления дубликата, скорее всего, затянется. Компании могут отказать и не выслать нужные документы по почте, требуя, чтобы:

  • работник лично забрал их;
  • предприятие, которое оформляет дубликат, сделало официальный запрос в их компанию.

Могут возникнуть ситуация, что прежнего работодателя уже не существует. Если предприятие провело процедуру реорганизации или присоединения, все документы должны храниться уже в новой фирме.

Если ее ликвидировали, нужно обращаться в государственный архив, так как все кадровые, бухгалтерские документы передаются на хранение туда.

Фото: freepik.com/nirat-pix

Составляют официальный запрос в архив по месту нахождения организации. В случае отсутствия ответа или самих документов, обращаются в Пенсионный фонд.

В случае потери ТК по вине компании, к сожалению, восстановлением данных, которые вносят в дубликат, придется заниматься самому сотруднику.

Трудовая книжка утеряна работником

Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.

Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки. Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.

Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе). Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась. Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.

Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.

Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:

  1. Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
  2. Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
  3. Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.

Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой. Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.

Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям. Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.

Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.

Единичная утеря трудовой книжки

Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому следует соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника 1 . Речь идет об оформлении дубликата трудовой книжки.

Оформляем дубликат

Во всех случаях дубликат оформляется работодателем только по последнему месту работы. Предыдущие работодатели не вносят записи в дубликат 2 .

Получаем заявление от работника

Вначале следует попросить работника написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила).

Пример 1. Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной

Роструд советует работникам оформлять заявление о выдаче дубликата в двух экземплярах и зарегистрировать его у секретаря, чтобы на экземпляре сотрудника осталась отметка о дате и номере получения заявления 3 .

Документы, подтверждающие стаж

По общему правилу, именно работнику придется собирать сведения о предыдущих местах работы, при их наличии (п. 32 Правил). Причем работодатель обязан оказать содействие работнику в получении указанных документов 4 (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, далее – Инструкция, Постановление Минтруда РФ № 69). Порядок сбора сведений с предыдущих мест работ законодательно не установлен. В разъяснении, данном на сайте онлайнинспекция.рф, Роструд допускает, что запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа работника может не только работник, но и работодатель (сотрудник отдела кадров) 5 .

Не содержит законодательство и конкретного перечня документов, подтверждающих стаж работы 6 , на основании которых могут вноситься записи в трудовую книжку 7 .

Для подтверждения стажа можно представить, в частности, следующие документы 8 :

  • трудовые договоры;
  • справки с предыдущих мест работы;
  • справки из государственного или муниципального архива;
  • выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
  • лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
  • решение суда об установлении трудового стажа.

Одним из наиболее убедительных доказательств трудового стажа работника являются документы из ПФР:

  • за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, например, справка о трудовом стаже застрахованного лица по форме СЗВ-К и другие формы 9 ;
  • с момента регистрации в системе обязательного пенсионного страхования РФ, например, сведения персонифицированного учета 10 .

При реорганизации бывшего работодателя документ, подтверждающий трудовой стаж работника, выдается его правопреемником 11 . Если же работодатель ликвидирован, то следует обратиться за справкой в государственный или муниципальный архив.

Оригиналы документов после снятия с них копий и надлежащего заверения кадровой службой возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции).

Обратите внимание: ксерокопия трудовой книжки, имеющаяся у работника, не является документом, на основании которого вносятся записи в дубликат трудовой книжки 12 (даже если эта копия заверена работодателем и его печатью 13 ). При этом сохранившаяся копия книжки может быть представлена в суде в качестве доказательства стажа работы 14 . Кстати, к нотариально заверенной копии Роструд относится благосклонно, считая, что она может служить основанием для восстановления записей в дубликате 15 .

Рассмотрим ситуацию, когда трудовые книжки работников в наличии, но оказались сильно подпорчены. Например: в результате прорыва труб подачи горячей воды трудовые книжки намокли. В дальнейшем их просушили, все записи читаемы, но вот печати немного «потекли». Специалисты Роструда сказали, что в этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все читаемые записи. А если некоторые прочесть невозможно, то необходимо сделать соответствующие запросы 16 .

Заявление о выдаче дубликата и приложения к нему гражданин вправе направить работодателю по почте с уведомлением о доставке и описью вложения либо передать по описи уполномоченному лицу работодателя 17 . Бумаги нельзя отправлять по электронной почте (в виде сканов), так как все документы для заполнения дубликата должны быть представлены в оригинальном виде 18 .

Заполняем дубликат

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).

Сведения о трудовом стаже вносятся в дубликат только на основании подтверждающих документов. Если документы не содержат полной информации о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в этих документах сведения 19 .

Порядок заполнения дубликата трудовой книжки следующий:

1. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).

2. Титульный лист трудовой книжки заполняется в обычном порядке (п. 7.1 Инструкции) (Пример 2).

3. При заполнении раздела «Сведения о работе» соблюдаются правила (п. 7.2 Инструкции):

Сначала в графу 3 проставляют запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если работодатель не получил документы о стаже работника не по своей вине, то невнесение части недостающих сведений в дубликат трудовой книжки не может квалифицироваться как нарушение трудового законодательства 20 .

  • в графе 2 – дата приема на работу;
  • в графе 3 – наименование работодателя, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывают дату увольнения, а в графе 3 – причину (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Обратите внимание, что оформление дубликата отличается от обычного заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»: наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела 21 (Пример 3).

4. Сведения о награждении (поощрении) вносятся только по текущему работодателю (п. 32 Правил).

5. Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Сведения о такой работе заполняют согласно общим правилам, т.е. сначала идет наименование работодателя, а потом сведения о приеме на работу, переводах, увольнении 22 .

6. Печать работодателя ставится только на последней записи об увольнении 23 .

Пример 2. Заполнение титульного листа дубликата трудовой книжки

Пример 3. Заполнение раздела, содержащего сведения о работе, в дубликате трудовой книжки

Поскольку работодатель виновен в утере, то он должен оформить дубликат трудовой книжки за свой счет 24 (п. 47 Правил).

Если ошиблись при заполнении стажа

На практике возможна ситуация, когда работодатель допустил ошибку при подсчете общего стажа работы и внес неверные сведения в дубликат трудовой книжки.

В этом случае в дубликат необходимо внести исправления путем признания записи недействительной и внесения в трудовую книжку правильной записи 25 .

Дубликат на вкладыш к трудовой

Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Следовательно, при утере вкладыша порядок действий такой же, как и при выдаче дубликата трудовой книжки 26 .

Ответственность

  • на должностных лиц и предпринимателей – в размере от 1000 до 5000 руб. (за повторное нарушение – от 10 000 до 20 000 руб.);
  • на организации – от 30 000 до 50 000 руб. (за повторное нарушение – от 50 000 до 70 000 руб.).

Если работодатель отказывается выдать дубликат

Если работодатель не выдаст уволенному сотруднику трудовую книжку (в нашем случае дубликат), то считается, что он незаконно лишил его возможности трудоустроиться и получать заработную плату 28 . В этом случае днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения гражданина издается приказ работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись об увольнении признается недействительной (п. 35 Правил). Работодателю придется возместить работнику не полученный им за этот период заработок (ст. 234 ТК РФ). Также работник вправе претендовать на проценты за нарушение сроков выплаты зарплаты и компенсацию морального вреда 29 (ст. 234 и 236 ТК РФ).

Если при трудоустройстве у гражданина отсутствует трудовая книжка по причине ее потери предыдущим работодателем и отказа сделать дубликат, то на новой работе по заявлению сотрудника заводится новая трудовая книжка (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Если предыдущим работодателем будет выписан дубликат, то можно продолжать вести новую трудовую книжку либо перенести соответствующие записи в предыдущую книжку. Решение по данному вопросу работодатель должен принимать по согласованию с работником 30 .

В случае отказа работодателя выдать дубликат трудовой книжки работник может обратиться в суд по месту нахождения или регистрации организации с исковым заявлением. К заявлению необходимо приложить документы, обосновывающие требования: трудовой договор, письменные доказательства (в частности, заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с отметкой работодателя о получении и т.п.) 31 .

Государственный инспектор труда не вправе выдавать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению, по искам, принятым к рассмотрению судом, или вопросам, по которым имеется решение суда (ч. 2 ст. 357 ТК РФ). Таким образом, подавая иск в суд, работник утрачивает возможность защиты своих трудовых прав в трудовой инспекции 32 .

Если работник не забирает дубликат

Трудовую книжку может получить лишь сам владелец. Родственникам книжка отдается только в случае смерти работника (п. 37 Правил). Исключением является выдача трудовой книжки третьему лицу на основании нотариально заверенной доверенности от работника 33 .

См. статью «Что делать в случае смерти работника» журнала № 5′ 2016

Если работник не забирает дубликат, то работодатель действует так же, как и с оригиналом трудовой книжки. Направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (желательно это сделать заказным письмом) либо дать согласие на отправление ее по почте. После направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки 34 (ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил).

Обратите внимание: не полученную работником трудовую книжку следует хранить до востребования либо не менее чем 75 лет (п. 43 Правил и ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Бывает, что при пересылке трудовая книжка теряется. В этом случае порядок ее восстановления тот же. Для получения дубликата гражданин пишет заявление по месту последней работы. Далее процедура оформления дубликата обычная 35 .

Книга учета трудовых книжек

Часто кадровики задают вопрос: что необходимо написать в книге движения трудовых книжек 36 в разделе, где указана утерянная трудовая книжка? Специалисты Роструда считают, что поскольку оформление дубликата связано с утратой трудовой книжки, в журнале необходимо написать «Утрачена» 37 (Пример 4).

Пример 4. Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Где искать трудовую книжку, если организация закрылась?

Специалисты Роструда рекомендовали 38 действовать следующим образом:

  • если работодатель не ликвидирован, а было ликвидировано только структурное подразделение, в котором гражданин работал, то с требованием выдать трудовую книжку следует обратиться к работодателю по адресу его местонахождения;
  • если организация находится в процессе банкротства, то можно обратиться к конкурсному управляющему;
  • если организация ликвидирована, то можно обратиться в уполномоченный орган в сфере архивного дела на территории субъекта, где был зарегистрирован работодатель, куда должны были быть сданы документы при ликвидации.

Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?

Автор
Елена Карсетская,
юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников»; «Локальные акты организации» и других.

С 2021 года при приеме на работу сотрудников, у которых отсутствует трудовой стаж, бумажная трудовая книжка не заводится. А как быть в ситуации, если новичок утверждает, что ранее работал, но трудовую книжку потерял? Как в этой ситуации поступить работодателю, чтобы не нарушить законодательство и права работника?

Кому с 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются

Введение электронных трудовых книжек (далее также ЭТК) для большого количества работников практически прошло незамеченным. Если у работника уже оформлена бумажная трудовая книжка, у него имеется право выбора: продолжить ее применять или отказаться от бумажного документа и перейти на электронный формат. И надо отметить, что подавляющее большинство работников решило сохранить бумажные трудовые книжки.

Вместе с тем, если работник в 2021 году только начинает свою трудовую деятельность, то есть до этого он не работал, бумажную трудовую книжку работодатель ему не оформляет (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»). В отношении таких работников сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.

Работодатель информирует Пенсионный фонд РФ по форме СЗВ-ТД о кадровых процедурах, производимых в отношении таких работников (прием, перевод, увольнение и т. д.).

Также работодатель не вправе оформить бумажную трудовую книжку работнику, который ранее отказался от этого документа и написал заявление о переходе на ЭТК. При этом, не имеет значения отказался работник от бумажной трудовой книжки на действующем месте работы или на прежнем месте. Иными словами, если у прежнего работодателя такой работник перешел на ЭТК, впоследствии при новом трудоустройстве он не может рассчитывать на то, что ему будет оформлена бумажная трудовая книжка.

Как действовать работодателю, если новый работник заявляет об утере трудовой книжки

В том случае, если к вам поступает на работу новый сотрудник, который заявляет о том, что он ранее работал, но потерял бумажную трудовую книжку и просит оформить новую, его просьбу следует удовлетворить и завести новую трудовую книжку на бумаге.

В качестве обоснования данных действий учитывайте следующие обстоятельства:

Законом № 439-ФЗ предусмотрено, что бумажная трудовая книжка не оформляется только тем работникам, которые только начинают трудовую деятельность и ранее не трудились.

Аналогичного мнения придерживаются также Минтруд России и Роструд (письма Минтруда России от 01.09.2021 № 14-6/В-1049, Роструда от 20.10.2021 № ПГ/30991-6-1).

Для получения бумажной трудовой книжки сотрудник должен представить работодателю заявление в письменной форме, в котором указать причины отсутствия документа.

И здесь встает вопрос: как новому работодателю удостовериться, что работник ранее уже трудился и действительно потерял трудовую книжку, а не перешел на ЭТК по прежнему месту работы.

Надежный вариант – попросить работника представить форму СТД-Р (с прежнего места работы) или СТД-ПФР (ее можно оформить через портал Госуслуг). При этом форма СТД-ПФР является предпочтительной, поскольку в ней будут отражены все периоды работы, информация о которых имеется в Пенсионном фонде. Тем более, что для получения данной формы сотруднику достаточно оформить запрос через портал Госуслуг, и сделать это несложно. Для того, чтобы исключить возможность внесения исправлений в форму, попросите работника при получении на портале Госуслуг формы СТД-ПФД, сразу направить ее на электронный адрес работодателя. Такая функция имеется при предоставлении услуги. В этом случае вы получите форму СТД-ПФР непосредственно с портала Госуслуг, что исключит возможность представления недостоверных сведений. Отметим, что Роструд также подтверждает право работодателя запросить у нового работника сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР (письмо Роструда от 20.10.2021 № ПГ/30991-6-1).

Также получите с работника письменное заявление, в котором он укажет, что ранее у него уже имелся трудовой стаж и причины, по которым отсутствует трудовая книжка (например, утрата или порча). После этого можно оформить новому сотруднику бумажную трудовую книжку.

Следует отметить, что постановлением Правительства РФ от 24 июля 2021 г. № 1250 утвержден новый бланк трудовой книжки. Между тем, трудовые книжки нового образца будут применяться только с 1 января 2021 года (п. 3 Постановления № 1250). Поэтому при оформлении трудовой книжки используйте имеющиеся у вас бланки.

Дубликат утерянной трудовой книжки оформляется по последнему месту работы

Если вы хотите восстановить утерянную трудовую книжку (весь предыдущий трудовой стаж), вам нужно по последнему месту своей работы оформить дубликат трудовой книжки. Из п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. следует, что работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно (письменно) заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи заявления.

Основанием для оформления дубликата помимо заявления работника служат документы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности (трудовой стаж) у данного работодателя, а также у прежних работодателей. Периоды трудовой деятельности у данного работодателя подтверждаются трудовым договором и приказами. Периоды работы у предыдущих работодателей подтверждают, в частности, следующие документы:

  • приказы о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, изданные прежними работодателями (выписки из указанных приказов либо заверенные копии);
  • справки с прежних мест работы (например, справка об общем стаже);
  • справки из архивных учреждений, подтверждающие трудовой стаж работника в ситуации, когда организация, в которой он работал ранее, была ликвидирована;
  • трудовые договоры, заключенные с прежними работодателями (письменные экземпляры);
  • трудовые книжки колхозников;
  • лицевые счета (например, по форме № Т-54, № Т-54а);
  • ведомости на выдачу зарплаты;
  • решение суда об установлении трудового стажа.

Работник должен сам собрать документы, подтверждающие периоды его трудовой деятельности у прежних работодателей. При этом работодатель, который оформляет работнику дубликат трудовой книжки, обязан оказать ему содействие в получении необходимых документов (абз. 7 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.). Например, он может направить прежнему работодателю запрос с просьбой выслать соответствующие документы (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

Если вы не обращаетесь за оформлением дубликата трудовой книжки, для ведения дальнейшей трудовой деятельности при новом трудоустройстве вам будет оформлена новая трудовая книжка, которая начнется с записей о работе у текущего работодателя (ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ). Но тогда весь предыдущий трудовой стаж будет потерян. Поэтому рекомендуем вам заняться оформлением дубликата трудовой книжки.

Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Если сотрудник потерял трудовую книжку

Недавно компания – производитель потребительских товаров взяла на работу сотрудницу, которая уволилась из агентства недвижимости. Она письменно попросила директора агентства отправить ее трудовую книжку по почте новому работодателю. Но менеджер по персоналу новой компании, не зная об этом, ничего на почте не забирал, и письмо вернулось в почтовое отделение отправителя. Агентство конверт тоже не забирало, и через шесть месяцев его вместе с книжкой уничтожили. Сотрудница же узнала об этом, когда решила уволиться уже от нового работодателя и ей выдали книжку лишь с одной записью о последнем месте работы. Оказалось, что ей просто завели новый документ, так как старого не было. Работница потребовала восстановить все записи в первозданном виде. Испугавшись штрафов и судебного иска, компания начала искать старые данные. Обоснованы ли ее страхи?

Согласно постановлению правительства от 16.03.2003 № 225 «О трудовых книжках» за ведение, хранение, учет и выдачу книжек отвечает работодатель. Нарушение может обернуться штрафом, судом и даже выплатой процентов за задержку зарплаты. Ст. 234 Трудового кодекса (ТК) обязывает работодателя возместить недополученный заработок в результате незаконного лишения возможности трудиться. Среди причин лишения значится и задержка выдачи книжки. Если сотрудник не получит ее, он вправе обратиться в суд. Хотя трудовые отношения завершены, компания обязана платить средний заработок за время, пока человеку не отдадут книжку.

Но какой именно работодатель виновен – старый, агентство недвижимости, или новый, производитель потребительских товаров?

В соответствии со ст. 84.1 ТК, если сотрудник не может прийти в день увольнения, работодатель должен отправить уведомление с просьбой забрать книжку лично или разрешить отправить ее по почте. Сотрудница письменно попросила переслать документ на адрес новой компании. Агентство сделало это и перестало нести ответственность за книжку. Вот только сотруднице надо было указывать личный адрес доставки, а не адрес новой компании. И она должна была контролировать статус отправления, так что документ утерян по ее вине.

Главная ошибка нового работодателя – создание нового документа. Ст. 65 ТК напоминает, что оформлять трудовую книжку в случае потери или повреждения можно только с согласия работника. Он должен написать заявление об этом, указав причину отсутствия книжки. Согласия сотрудницы не было. Вот работодатель и решил, чтобы загладить вину, заняться восстановлением данных из утерянной книжки. Хотя делать это он не обязан, ведь не он терял первый документ. А если сотрудница откажется забрать книжку, надо просто выслать ей уведомление с просьбой забрать трудовую книжку или согласиться на ее отправку по почте.

Если сотрудник не забирает книжку и не просит ее отправить, компания обязана хранить ее отдельно до востребования 50 лет, на основании ст. 22.1 закона об архивном деле. Нарушение правил грозит руководителю штрафом до 5000 руб., а компании – до 50 000 руб. в соответствии со ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Такая ситуация возможна только с бумажной книжкой. Когда произойдет полный переход на электронные книжки (с 2021 г.), физического приема и выдачи этих документов уже не будет. Более того, электронный документооборот не позволит уничтожить данные, написанные от руки. Но закон об электронных книжках накладывает на службы персонала дополнительные обязанности. Прежде всего, им придется заполнять данные и ежемесячно сдавать в Пенсионный фонд отчетность по трудовому стажу. Отвечает за это именно компания. Так что жизнь работодателя электронные трудовые книжки вряд ли облегчат.

В минувшую субботу председатель Счетной палаты Алексей Кудрин в своей лекции выпускникам Российской экономической школы сказал, что «мы сегодня в застое», а причина этого – недостаточность структурных реформ и зависимость нашей экономики от экспорта сырья.

Восстановительные мероприятия

Когда ответственность за пропажу формуляра возложена на его владельца, восстановлением данных занимается сотрудник. Вот алгоритм действий, если трудовая книжка утеряна работником:

  • обращение к последнему работодателю для оформления дубликата трудовой. Для этого необходимо составить письменное заявление и зафиксировать дату его подачи;
  • получив заявление работодатель заводит дубликат книжки. На подготовку дубликата работодателю отводится 15 дней. Отказать в удовлетворении такой просьбы руководитель предприятия не может;
  • в восстановленный документ вносится запись об общем стаже работы без детализации по работодателям. Основанием для отражения данных одним работодателем являются приказы о приеме и увольнении с предыдущих мест работы человека, трудовые соглашения.

При условии подачи заявления об утере трудовой книжки с образцами документов, подтверждающих стаж и нематериальные трудовые награды, работник может рассчитывать, что будет зафиксирован не только накопленный стаж, но и заполнен раздел о поощрениях. В ситуации, когда обращаться не к кому (например, последний работодатель был ликвидирован), необходимо сформировать запрос в одну из государственных структур:

  • ПФ РФ – на подготовку справки отведено 10 дней с момента регистрации заявления;
  • Госархив – именно этой организацией при утере трудовой книжки выдается точная информация о стаже;
  • суд (при получении отказа в предоставлении данных от других структур).

Если виновным в пропаже формуляра признан работодатель, работнику необходимо инициировать восстановительные процедуры, написав заявление и передав его кадровому специалисту. При отсутствии реакции работодателя на письменное обращение сотрудника владелец утерянного бланка вправе подать иск в суд. Что делать при утере трудовой книжки работодателю? Запросить у работника и кадровых служб прежних работодателей сведения о периодах трудоустройства и занести их в дубликат трудовой.

Если бланк был утерян непреднамеренно, то на работодателя возлагается только обязательство по восстановлению данных. При умышленной порче документа или его утрате применяются меры материальной ответственности. Работник через суд в этой ситуации может истребовать компенсацию за задержку в оформлении дубликата.

Выплата назначается за каждый день просрочки. При отсутствии большого стажа и трудоемкости восстановительных процедур можно оформить новую трудовую книжку взамен утерянной.

Источники:

https://www.profiz.ru/kr/11_2021/tk_kak_vosstanovit/
https://assistentus.ru/trudovaya-knizhka/uterya-rabotodatelem/
https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/esli_rabotodatel_poteryal_trudovuyu_knizhku_chto_delat/
https://moneymakerfactory.ru/spravochnik/rabotodatel-poteryal-trudovuyu-knijku/
https://rtiger.com/ru/journal/chto-delat-esli-poteryana-trudovaya-knijka/
https://delo-press.ru/journals/staff/pravovoe-obespechenie-deyatelnosti/47350-rabotodatel-poteryal-trudovuyu-knizhku-rabotnika/
https://taxcom.ru/baza-znaniy/kadrovaya-otchetnost/stati/novyy-rabotnik-govorit-chto-poteryal-trudovuyu-knizhku-nado-li-oformlyat-novuyu/
https://www.klerk.ru/buh/articles/310732/
https://www.vedomosti.ru/management/blogs/2020/07/14/834573-esli-sotrudnik-poteryal-trudovuyu-knizhku
https://blogkadrovika.ru/poter-trud-knizh-chto-delat/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: